Time Management and Work Organization for Secretaries

DESKRIPSI

Melalui PT Cakra Biwa sebagai penyelenggara pelatihan resmi, Pelatihan ini dirancang khusus bagi sekretaris, asisten eksekutif, dan staf administrasi agar mampu mengelola waktu dan beban kerja secara efektif. Dalam peran yang menuntut multitasking dan ketepatan tinggi, sekretaris dituntut untuk mampu mengatur prioritas, menjadwalkan tugas dengan efisien, serta menjaga produktivitas tanpa mengorbankan kualitas hasil kerja. Melalui pelatihan ini, peserta akan dibekali teknik praktis manajemen waktu, perencanaan kegiatan, serta strategi mengorganisasi pekerjaan harian di tengah dinamika permintaan dari berbagai pihak.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta  diharapkan dapat:

1. Memahami pentingnya manajemen waktu dan organisasi kerja bagi sekretaris.
2. Mampu mengidentifikasi prioritas dan menyusun jadwal kerja yang efisien.
3. Mengelola pekerjaan multitugas dan tenggat waktu dengan baik.
4. Menggunakan alat bantu dan teknologi untuk meningkatkan efektivitas kerja.
5. Menjaga keseimbangan antara produktivitas dan kesehatan mental di lingkungan kerja yang dinamis.

MATERI

1. Peran dan Tantangan Sekretaris Modern
   • Tanggung jawab ganda dan dinamika pekerjaan administratif
   • Menghadapi tuntutan atasan dan rekan kerja dengan profesional
2. Prinsip dan Konsep Manajemen Waktu Efektif
   • Identifikasi pemborosan waktu (time wasters)
   • Teknik menentukan prioritas: Eisenhower Matrix dan Pareto Principle (80/20 Rule)
   • Perencanaan harian, mingguan, dan bulanan
3. Teknik Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
   • Menyusun sistem kerja yang efisien dan terstruktur
   • Pengaturan dokumen, jadwal, dan agenda kegiatan
   • Teknik penjadwalan rapat dan koordinasi dengan pimpinan
4. Membangun Kebiasaan Produktif (Work Habits)
   • Rutinitas kerja yang efektif dan berkelanjutan
   • Disiplin diri dan tanggung jawab pribadi
   • Mengelola gangguan (distraction management)
5. Teknik Pengelolaan Waktu Praktis untuk Sekretaris
   • Time blocking, task batching, dan deadline management
   • Menangani pekerjaan mendadak dan prioritas baru
   • Teknik delegasi dan follow-up tugas pimpinan
6. Tools & Technology for Time Management
   • Penggunaan kalender digital (Outlook, Google Calendar)
   • To-do list apps dan project tracking (Trello, Asana, Notion)
   • Integrasi teknologi untuk efisiensi kerja
7. Mengelola Tekanan, Stres, dan Konflik Jadwal
   • Teknik menghadapi deadline ganda
   • Manajemen stres dan menjaga fokus di bawah tekanan
   • Menjaga komunikasi efektif dalam situasi padat pekerjaan
8. Workshop & Simulasi: Work Prioritization Practice
   • Simulasi penjadwalan pekerjaan harian/mingguan sekretaris
   • Studi kasus realistik: menata prioritas dan deadline
   • Penyusunan personal work plan untuk implementasi pascapelatihan

TRAINING METHOD

Presentation Discussion Case Study Evaluation  

FACILITIES

Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick up Participant (Khusus Yogyakarta)