Online Training - Manajemen Dokumen Digital

Dilihat 71

DESKRIPSI

Perkembangan teknologi informasi telah mendorong perusahaan untuk beralih dari pengelolaan dokumen berbasis kertas ke sistem dokumen digital. Digitalisasi dokumen memberikan banyak manfaat, seperti kemudahan akses, efisiensi waktu, penghematan ruang penyimpanan, serta peningkatan kolaborasi antarunit kerja. Namun, tanpa sistem manajemen dokumen yang baik, dokumen digital justru dapat menimbulkan permasalahan seperti kehilangan data, duplikasi dokumen, dan kesulitan dalam pencarian informasi. Pengelolaan dokumen digital yang tidak terstruktur juga berpotensi menimbulkan risiko keamanan data dan ketidaksesuaian terhadap kebijakan serta regulasi perusahaan. Dokumen penting seperti kontrak, laporan keuangan, dokumen teknis, dan arsip legal memerlukan pengendalian akses, versi, serta masa simpan yang jelas. Kesalahan dalam pengelolaan dokumen dapat berdampak pada pengambilan keputusan, audit, dan reputasi perusahaan. Melalui PT Cakra Biwa Consultant pelatihan manajemen dokumen digital dapat membantu meningkatkan kompetensi karyawan dalam mengelola dokumen secara sistematis, aman, dan efisien. Pelatihan ini bertujuan untuk membekali peserta dengan pemahaman mengenai prinsip, prosedur, serta pemanfaatan aplikasi manajemen dokumen digital, sehingga dokumen perusahaan dapat dikelola sebagai aset informasi yang bernilai dan mudah ditelusuri.

TUJUAN

Memahami konsep dan perbedaan biosafety dan biosecurity
Mengidentifikasi bahaya biologis dan tingkat risikonya di laboratorium
Menerapkan prosedur kerja aman dalam penanganan bahan biologis
Menggunakan fasilitas dan APD sesuai tingkat biosafety laboratorium
Menerapkan langkah-langkah pengamanan biologis untuk mencegah penyalahgunaan bahan

MATERI

Pengantar Manajemen Dokumen Digital
- Definisi dan ruang lingkup
- Peran dokumen sebagai aset informasi
- Tantangan pengelolaan dokumen digital
Jenis dan Siklus Hidup Dokumen
- Jenis dokumen perusahaan
- Siklus hidup dokumen (pembuatan, penggunaan, penyimpanan, arsip, pemusnahan)
- Tanggung jawab pengelola dokumen
Klasifikasi dan Penamaan Dokumen
- Sistem klasifikasi dokumen
- Standar penamaan file
- Struktur folder yang efektif
Pengendalian Versi dan Perubahan Dokumen
- Versi dokumen dan histori perubahan
- Persetujuan dan otorisasi dokumen
- Pencegahan duplikasi dan kesalahan versi
Keamanan dan Akses Dokumen Digital
- Pengaturan hak akses pengguna
- Perlindungan dokumen rahasia
- Backup dan pemulihan data
Penggunaan Aplikasi Manajemen Dokumen Digital
- Pengenalan sistem manajemen dokumen (DMS)
- Fitur utama (upload, search, sharing, audit trail)
- Praktik penggunaan aplikasi
Arsip Digital dan Retensi Dokumen
- Jadwal retensi dokumen
- Arsip aktif dan inaktif
- Pemusnahan dokumen sesuai ketentuan
Dokumentasi, Audit, dan Kepatuhan
- Peran dokumen dalam audit internal/eksternal
- Kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi
- Evaluasi dan perbaikan sistem dokumen
Budaya Tertib Dokumen Digital
- Kesadaran dan disiplin pengguna
- Tanggung jawab individu dan tim
- Peningkatan berkelanjutan