Online Training - Filing System

DESKRIPSI Sistem pengarsipan atau filling system dalam bahasa Indonesia dapat dijelaskan sebagai metode atau proses yang digunakan untuk mengatur, menyimpan, dan mengelola dokumen atau informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ini bertujuan untuk memudahkan pencarian, pemeliharaan, dan penggunaan kembali dokumen-dokumen yang disimpan. Dalam filling system, dokumen-dokumen biasanya dikelompokkan berdasarkan jenisnya, sifatnya, atau kategori tertentu yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Penting untuk menjaga kebersihan dan keteraturan dalam filling system, serta melakukan pembaruan atau pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan atau tidak lagi diperlukan. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan informasi dan meminimalkan risiko kehilangan atau kebocoran data. TUJUAN

1. Memahami konsep dasar filling system
2. Mengetahui berbagai metode pengarsipan yang umum digunakan, penyimpanan fisik dan digital
3. Mengorganisasikan dokumen
4. Memiliki kesadaran keamanan, kerahasiaan, pemeliharaan dan pembaruan dokumen
5. Mencari dan memulihkan dokumen

OUTLINE MATERI

1. Pengantar Filling System: Definisi, manfaat dan peran
2. Metode Pengarsipan: Pengarsipan alfanumerik; Pengarsipan berdasarkan kategori, kronologis dan subyek; Kelebihan dan kekurangan masing-masing metode
3. Organisasi Dokumen: Pengelompokan; Penggunaan kode warna, label atau nomor referensi; pengaturan fisik dan logis dokumen
4. Penyimpanan Fisik: Pemilihan peralatan penyimpanan yang sesuai; Pengaturan ruang penyimpanan; Pemeliharaan dan kebersihan dokumen fisik; Strategi keamanan untuk dokumen fisik
5. Penyimpanan Digital: Pengenalan sistem pengarsipan elektronik (electronic filing system); Pemilihan perangkat lunak pengarsipan yang sesuai; Organisasi dan pengaturan dokumen digital; Strategi keamanan untuk dokumen digital
6. Proses Pengarsipan: Penerimaan dan klasifikasi dokumen; Penyimpanan dan pengaturan dokumen; Pencatatan dan pelabelan dokumen; Pemeliharaan dan pemusnahan dokumen yang tidak relevan
7. Pencarian dan Pemulihan Dokumen: Strategi pencarian dokumen yang efektif; Sistem indeks atau database untuk melacak dokumen; Proses pemulihan dokumen dalam situasi darurat
8. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen: Praktik keamanan dalam pengelolaan dokumen; Pembatasan akses dan pengendalian keamanan; Perlindungan terhadap pencurian atau kebocoran data; Kepatuhan terhadap kebijakan privasi dan regulasi yang berlaku
9. Pemeliharaan dan Pembaruan: Pengarsipan ulang dokumen; Pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan; Pembaruan sistem pengarsipan sesuai kebutuhan
10. Studi Kasus dan Latihan Praktik