Dilihat 86
DESKRIPSI
Pelatihan Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu
(Document Control) mengajarkan pengetahuan dasar dasar pengendalian dokumen dan catatan mutu. Peserta akan dibimbing bagaimana mengembangkan sistem pengendalian dokumen yang efektif dan bagaimana mengelola dokumen tersebut agar tetap
update, mudah ditelusur dan fungsional.
Pengendalian dokumen berpengaruh pada hampir semua departemen/unit kerja, mulai dari pengelolaan dokumen kebijakan, manual mutu, prosedur, instruksi kerja, formulir dan bahkan dokumen eksternal yang berasal dari luar organisasi. Pengendalian dokumen sangat penting untuk diterapkan di setiap perusahaan, selain untuk mendukung kinerja institusi, pengendalian dokumen merupakan bentuk bukti kepatuhan pada saat diaudit oleh badan akreditasi, badan sertifikasi maupun oleh stakeholder lainnya.
OUTLINE MATERI
1. Siapa yang Bertugas Mengontrol atau Pengendali Dokumen dan Bagaimana Tugasnya
2. Dokumen yang Memuat Informasi Penting Terkait Penerapan ISO 9001 Berupa Prosedur, Laporan Standar, Rekaman (Record), Spesifikasi, dan lainnya Berbentuk Kertas, Audio, Video, Foto, atau Data Elektronik
3. Dalam ISO 9001, yang Terpenting Adalah Bagaimana Caranya Semua Dokumen Dapat Terkontrol dari Sisi Penerbitan dan Pengesahannya
4. Bagaimana Agar Setiap Bagian Dapat dengan Mudah Mengakses Dokumen Tersebut Baik dengan Cara Manual (Cetak, Hard Copy) maupun Digital (Jaringan Bersama, Cloud, Server Internet Basis)
5. Distribusi Dokumen Jika Dilakukan Secara Digital Bisa Melalui Jaringan Lokal maupun Berbasis Internet
6. ISO 19475:2021 Specifies the Minimum Requirements Necessary to Maintain the Authenticity, Integrity and Readability of Documents Managed by an Electronic Document Management System. Clarifying the Methods and Procedures for Appropriately Handling Electronic Documents Promotes the Usability of The Documents, in both a Legal and Business Context
7. Pengaturan Hak Akses Seputar Siapa Pun yang Bisa Membuka, Merevisi, Menyetujui, Mengunggah, Mengunduh, Membaca Saja maupun Menghapus Dokumen dari System
8. Tugas Pengendali Dokumen
- Menjalankan Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi
- Memasukkan Data Dokumen ke dalam Daftar Dokumen dan Memastikan Bahwa Informasi yang Diberikan Akurat dan Uptodate
- Memastikan Dokumen Disahkan Sebelum Didistribusikan
- Melakukan Perubahan Dokumen bila Diperlukan
- Memastikan Seluruh Dokumen Telah Disosialisasikan dan Didistribusikan ke Bagian yang Berkepentingan
- Memastikan Seluruh Dokumen Disimpan dan Dijaga dari Kerusakan serta Mudah untuk Ditelusuri
- Menarik atau Memusnahkan Dokumen yang Sudah Kadaluarsa untuk Mencegah Penggunaan Tidak Sengaja
9. ISO 9001:2015 klausul 7.5.2
- Judul Dokumen, Tanggal Pembuatan Dokumen, Nama Pembuat Dokumen, dan Nomor Identifikasi Dokumen Telah Sesuai
- Bahasa yang Digunakan, Versi dari Software yang Digunakan, dan Media yang Digunakan (Apakah Softcopy atau Hardcopy) Telah Sesuai
- Pemeriksaan dan Persetujuan pada Dokumen Ditetapkan
10. ISO 9001:2015 klausul 7.5.3.1
Informasi Terdokumentasi yang Digunakan untuk Keperluan Sistem Manajemen Mutu Harus Dikendalikan dan Organisasi Harus:
- Memastikan Tersedia dan Sesuai, dan Dapat Diakses Kapan dan Dimana Saja Jika Diperlukan
- Memastikan Terlindungi dari Kehilangan Kerahasiaan
11. ISO 9001:2015 klausul 7.5.3.1
Organisasi Harus Mengendalikan Informasi Terdokumentasi dengan Melakukan Kegiatan Pengendalian:
- Distribusi Dokumen, Akses Dokumen, Pengambilan dan Penggunaan Dokumen
- Penyimpanan dan Penjagaan Dokumen
- Perubahan dan Status Revisi Dokumen
- Menentukan Masa Simpan dan Pemusnahan Dokumen
- Memastikan Bahwa Dokumen yang Berasal dari Luar Organisasi yang Ditetapkan oleh Organisasi, yang Penting Untuk Perencanaan Dan Operasi Sistem Manajemen Mutu Telah Diidentifikasi dan Distribusinya Dikendalikan
