Online Training - Document and Record Management

DESKRIPSI Komunikasi tertulis, berupa surat-surat, laporan, memo, formulir pesanan dan sebagainya, diperlukan setiap hari untuk beroperasinya setiap organisasi atau perusahaan. Agar pencapaian sasaran organisasi berhasil baik, dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat setiap saat sesuai dengan pedoman-pedoman pengarsipan yang digunakan. Di samping itu, arsip bukan hanya diperlukan dalam bentuk hard copy, namun juga soft copy. Untuk itu, proses alih media dan manajemen electronic filing perlu diperhatikan. Dengan mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan dapat mengelola arus keluar masuknya surat untuk menghindari timbulnya kekacauan arus informasi yang dapat mengakibatkan kerugian waktu, pikiran, dan material pada perusahaan atau organisasi. TUJUAN

1. Peserta dapat memahami arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
2. Peserta dapat memahami tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
3. Peserta dapat memahami tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien

  MATERI 1. Problems and Solutions

• Services to External Customer dan Internal Customer
• Efficiency
• Security

2. The Principles

• Basic principles: ISO 9001:2000 and ISO 15489 contexts
• Document dan Record Life Cycle
• Term and Definitions

3. Policy and Responsibility

• Pengembangan policy statement
• Penetapan responsibility and authority
• Monitoring and auditing the performance
• Disaster recovery planning

4. Alih Media – Hardcopy to Electronic Media

• Softcopy record center development
• EDMS (Electronic Document Management System) component
• Document management
• Memilih teknologi EDMS tepat guna

5. Program 5R

• Ringkas
• Rapi
• Resik
• Rawat
• Rajin

6. Filing System

• Access system : direct system, indirect system
• Sistem abjad nama, abjad subjek, abjad geografis
• Sistem numeric, Sistem kronologis/tanggal

7. Media Format

• Sarana yang diperlukan
• Teknik penyimpanan dokumen

8. Record Center

• Pemeliharaan arsip
• Pengendalian arsip
• Penemuan arsip – retrieve
• Penyusutan dan pemusnahan arsip