Office Admnistration and Document Control System

Dilihat 96

DESKRIPSI Melalui PT Cakra Biwa sebagai penyelenggara pelatihan resmi, program ini dirancang untuk meningkatkan kompetensi peserta dalam mengelola staf sekretariat dan administrasi dalam mengelola dokumen serta sistem administrasi perkantoran secara efektif, efisien, dan sesuai standar profesional. Peserta akan memahami prinsip pengarsipan modern, pengendalian dokumen (document control), serta penerapan sistem digital untuk mendukung tata kelola kantor yang rapi, akurat, dan mudah ditelusuri. TUJUAN Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:

Memahami prinsip dan fungsi administrasi perkantoran modern.
Mengimplementasikan sistem pengarsipan dokumen secara efektif dan sistematis.
Menerapkan sistem pengendalian dokumen (document control system) sesuai standar organisasi.
Memanfaatkan teknologi digital untuk pengelolaan dokumen dan arsip elektronik.
Menjaga keamanan, kerahasiaan, serta integritas dokumen perusahaan

MATERI

Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Modern
- Fungsi, ruang lingkup, dan tujuan administrasi kantor
- Struktur organisasi administrasi dan peran sekretariat
- Tantangan administrasi di era digital
Dokumentasi dan Tata Naskah Dinas
- Jenis dan klasifikasi dokumen kantor
- Format dan standar penulisan dokumen resmi
- Tata cara penomoran, distribusi, dan pengarsipan surat
Prinsip Pengendalian Dokumen (Document Control Principles)
- Konsep document control dalam sistem manajemen mutu
- Siklus hidup dokumen (creation, review, approval, distribution, archive)
- Version control, revision log, dan dokumentasi digital
Sistem Kearsipan Manual dan Digital
- Metode pengarsipan (abjad, numerik, kronologis, subjek)
- Penataan dan pemeliharaan arsip fisik
- Pengenalan e-filing system dan digital document management tools
Penerapan Document Control System (DCS)
- Langkah-langkah membangun sistem pengendalian dokumen
- Pengelolaan dokumen internal, eksternal, dan rahasia
- Pembuatan daftar induk dokumen (master list)
Digital Transformation in Office Administration
- Pemanfaatan software pengarsipan dan workflow automation
- Penggunaan cloud storage dan sistem akses terbatas
- Best practice e-document management (SharePoint, Google Workspace, dll.)
Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
- Prosedur keamanan dokumen fisik & digital
- Kebijakan akses, backup, dan perlindungan data
- Etika dan tanggung jawab pengelola dokumen
Workshop & Simulasi Praktik
- Studi kasus pengelolaan dokumen proyek
- Latihan membuat sistem file indexing dan version control
- Simulasi audit dokumen internal

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick up Participant (Khusus Yogyakarta)