Document Data Control

DESKRIPSI Document Management System (DMS) atau Sistem Manajemen Dokumen adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen di setiap life cycle dokumen tersebut. DMS menghandle dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi standar sistem manajemen, baik  ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000, ISO 45001, OHSAS 18001 dan lain-lain.  Semua standar sistem manajemen  mewajibkan perusahaan mempunyai sistem pengendalian dokumen yang baik dalam  implementasi sistem manajemen tersebut. Training ini akan mempelajari bagaimana prosedur pengendalian dokumen seperti siapa yang membuat dokumen, bagaimana mengambil dokumen tersebut. Pada organisasi, pengaturan dokumen diatur oleh internal sertifikasi manajemen mutu sistem tersendiri. Training ini akan mengajarkan pengetahuan dasar-dasar pengendalian dokumen dan catatan mutu. Peserta akan dibimbing bagaimana mengembangkan sistem pengendalian dokumen yang efektif dan bagaimana mengelola dokumen tersebut agar tetap update, mudah ditelusur dan fungsional. TUJUAN

• Peserta memahami bagaimana mengelola dokumen ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000, ISO 45001, OHSAS 18001 dan lain-lain secara efisien dan mudah untuk ditelusur
• Peserta dapat membuat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan  sistem manajemen
• Peserta dapat mengendalikan dokumen-dokumen sehingga dijamin dokumen-dokumen perusahaan yang beredar adalah dokumen yang terkini
• Peserta dapat menghindari kesalahan kerja akibat salah menggunakan dokumen
• Peserta memahami kebijakan-kebijakan institusi yang perlu dituangkan dalam pengendalian dokumen sistem manajemen
• Membuat dokumentasi selama kegiatan pekerjaan berlangsung.

MATERI

1. Pengenalan ISO 30301 Information and documentation – Management systems for records – Requirements
2. Tugas dan tanggung jawab pengendali dokumen
3. Tata cara identifikasi dokumen dan rekaman dan pengendaliannya
4. Menyusun dan mengembangkan dokumen Daftar Induk Dokumen
5. Kiat-kiat dalam menerapkan pengendalian dokumen
6. Perancangan dan Pembuatan
   • Data Flow Diagram (DFD)
   • Entity Relational Diagram
7. Distribusi & Disposisi Dokumen
8. Aspek Legalitas dalam Pengarsipan
9. Teknik Penamaan, Penyimpanan & Pengendalian) Arsip
10. Progress Measurement Report
    • Bagaimana menyusun dokumen yang berisi informasi mengenai status suatu proyek dari hari ke hari secara rutin
    • Bagaimana penyusunan laporan akhir sebagai historical project
    • Penyunan database untuk keberlangsungan suatu proyek pekerjaan

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick up Participant