Document Control and Management System

DESCRIPTION Pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan terlebih dalam jumlah banyak, tentu bukanlah pekerjaan yang mudah. Oleh karenanya diperlukan sistem document control untuk mengetahui histori suatu document terutama dalam penyusunan standard operating procedur, inventory, dokumen tender, dokumen kontrak, dan lain-lain. Document Controller bertanggung jawab terhadap pengelolaan, pengendalian, pendistribusian, serta perbaharuan informasi yang terdapat dalam suatu dokumen dengan menggunakan sistem tertentu. Document controller melakukan suatu pengendalian dokumen yang penting dan digunakan untuk suatu implementasi standar-standar oleh suatu organisasi di mana semua sistem manajemen mewajibkan suatu organisasi untuk memiliki sistem pengendalian dokumen yang baik dalam proses implementasi sistem manajemen tersebut. Training ini akan membahas mengenai pengarsipan dan pengelolaan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date, dan dalam keadaan terkontrol agar dapat diaplikasikan kemudian di perusahaan atau organisasi. MANFAAT TRAINING

1. Memahami konsep dasar document management dan pentingnya pengelolaan dokumen yang baik dalam organisasi.
2. Menerapkan teknik-teknik efektif dalam mengumpulkan, menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen digital maupun fisik.
3. Menggunakan sistem dan teknologi document management yang sesuai untuk kebutuhan organisasi.
4. Mengembangkan kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen yang dapat meningkatkan produktivitas dan kepatuhan organisasi.
5. Mengelola siklus hidup dokumen, dari penciptaan hingga penyimpanan atau pemusnahan.

MATERI

1. Pengenalan ISO 30301 Information and documentation – Management systems for records – Requirements
2. Konsep Dasar Document Management
   • Pengertian dan tujuan document management
   • Manfaat pengelolaan dokumen yang efektif
   • Komponen-komponen utama dalam document management
3. Pengumpulan dan Penyimpanan Dokumen
   • Metode pengumpulan dokumen digital dan fisik
   • Strategi penyimpanan dokumen yang aman dan terorganisir
   • Penggunaan sistem penyimpanan dan pengarsipan dokumen
4. Pengaturan dan Pengaksesan Dokumen
   • Klasifikasi dan pengkodean dokumen
   • Pengembangan skema penamaan file dan folder
   • Pencarian, temu kembali, dan berbagi dokumen
5. Teknologi Document Management
   • Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS)
   • Penggunaan perangkat lunak document management
   • Integrasi dengan aplikasi lain (email, kolaborasi, dan lainnya)
6. Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen
   • Pembuatan, penyuntingan, dan persetujuan dokumen
   • Penyimpanan dan pengarsipan dokumen
   • Retensi, pemeliharaan, dan pemusnahan dokumen
7. Kebijakan dan Prosedur Document Management
   • Pengembangan kebijakan pengelolaan dokumen
   • Implementasi prosedur pengelolaan dokumen
8. Studi Kasus dan Praktik
   • Implementasi document management di organisasi
   • Solusi dan best practices dalam pengelolaan dokumen
   • Diskusi dan sesi tanya jawab

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir