Document Control and Filing System

DESKRIPSI

Dokumen adalah aset penting bagi setiap organisasi. Pengelolaan dokumen yang efektif melalui sistem pengarsipan dan kontrol dokumen yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan risiko kehilangan informasi, serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan standar kualitas. Pelatihan Document Control and Filing System ini dirancang untuk membekali peserta dengan keterampilan dalam mengelola dokumen secara sistematis, menerapkan sistem pengarsipan yang efisien, dan memastikan dokumen mudah diakses, terlindungi, dan terkontrol dengan baik.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan di cakra biwa consultant ini, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami prinsip-prinsip pengelolaan dokumen dan sistem pengarsipan.
2. Menerapkan metode kontrol dokumen untuk menjaga akurasi, keamanan, dan ketersediaan informasi.
3. Mengorganisir dokumen fisik maupun digital secara sistematis dan efisien.
4. Menggunakan teknik filing system yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
5. Meningkatkan kepatuhan terhadap standar dokumentasi, regulasi, dan audit internal

MATERI

1. Introduction to Document Control
   • Pentingnya pengelolaan dokumen di organisasi
   • Jenis dokumen: fisik dan digital
   • Peran document controller dalam organisasi
2. Principles of Document Control
   • Siklus hidup dokumen (document lifecycle)
   • Standar dan regulasi dalam pengelolaan dokumen
   • Kebijakan internal dan prosedur dokumentasi
3. Filing System and Organization
   • Teknik pengarsipan dokumen fisik
   • Sistem folder, label, dan indeks dokumen
   • Penerapan pengarsipan digital (e-filing)
4. Document Identification and Tracking
   • Penomoran dan penamaan dokumen yang konsisten
   • Sistem tracking dokumen untuk memastikan ketersediaan dan keamanan
   • Prosedur revisi, update, dan distribusi dokumen
5. Document Security and Confidentiality
   • Pengendalian akses dokumen
   • Perlindungan dokumen penting dan sensitif
   • Backup dan disaster recovery untuk dokumen digital
6. Document Audit and Compliance
   • Persiapan dokumen untuk audit internal dan eksternal
   • Pemeriksaan kesesuaian dokumen dengan standar dan regulasi
   • Peningkatan proses dokumentasi berbasis audit
7. Best Practices and Case Studies
   • Studi kasus penerapan sistem pengarsipan yang efektif
   • Tips dan trik meningkatkan efisiensi document control
   • Latihan praktis pengorganisasian dokumen

TRAINING METHOD

Presentation Discussion Case Study Evaluation  

FACILITIES

Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick up Participant (Khusus Yogyakarta)