Administration and Office Management

DESKRIPSI Kantor (office) merupakan tempat untuk menerima proses, mendistribusikan dan menyimpan informasi. Mereka yang bekerja di bagian administrasi kantor tidak hanya menyimpan informasi, tetapi juga memastikan bahwa informasi yang akurat, relevan, handal dan memadai. Informasi yang akan didistribusikan harus dapat diandalkan, yang memenuhi kebutuhan penerima dalam pengambilan keputusan. Karyawan harus mampu menangkap informasi yang relevan dan mengolahnya dalam waktu yang singkat. Pengetahuan karyawan mengenai manajemen perkantoran dan fungsi administrasi sangat diperlukan dalam mengelola kantor sebagai sumber informasi yang efektif. Melalui pelatihan ini, peserta akan diberikan pengetahuan untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan administrasi kantor secara efektif. Akan dibahas juga dengan lebih mendalam mengenai berbagai aspek manajemen perkantoran, dasar-dasar ergonomic, teknik & dasar pengarsipan yang diperlukan dalam administrasi perkantoran. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta akan memiliki semangat dan kemampuan untuk mengelola kantor secara efektif. TUJUAN

• Memahami bagaimana mengelola kantor secara efektif
• Mampu menyusun daftar prioritas sesuai tugas dan tanggung jawab
• Mampu mengelola informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit lain
• Mampu melakukan manajemen pengarsipan dengan baik
• Memahami pentingnya SOP (Standard Operation Procedure) untuk kelancaran aktivitas kantor

OUTLINE MATERI 1. Pengantar Administrasi dan Manajemen Kantor

• Definisi administrasi dan manajemen kantor
• Peran dan tanggung jawab administrasi dan manajemen kantor
• Tren dan perkembangan dalam administrasi kantor

2. Sistem Administrasi Kantor

• Pengertian sistem administrasi kantor
• Jenis-jenis sistem administrasi kantor
• Proses pengelolaan sistem administrasi kantor

3. Pengelolaan Arsip dan Dokumen

• Pentingnya pengelolaan arsip dan dokumen
• Metode pengorganisasian arsip dan dokumen
• Prinsip dasar pengelolaan arsip dan dokumen

4. Komunikasi Bisnis

• Aspek-aspek komunikasi bisnis
• Etika komunikasi bisnis
• Teknologi komunikasi bisnis

5. Pengelolaan Waktu dan Prioritas

• Mengidentifikasi kegiatan yang membutuhkan prioritas
• Teknik pengelolaan waktu yang efektif
• Mengatasi hambatan dalam pengelolaan waktu

6. Penanganan Telepon dan Surat

• Etika dalam menerima dan mengirim telepon
• Teknik penanganan telepon yang baik
• Penulisan surat bisnis yang efektif

7. Penanganan Pertemuan dan Perjalanan Dinas

• Persiapan pertemuan yang efektif
• Koordinasi perjalanan dinas
• Pengelolaan inventaris pertemuan

8. Pengelolaan Keuangan dan Anggaran

• Prinsip dasar pengelolaan keuangan kantor
• Membuat dan mengelola anggaran kantor
• Merekapitulasi dan melaporkan keuangan kantor

9. Pengelolaan Persediaan dan Peralatan Kantor

• Perencanaan persediaan dan peralatan kantor
• Pengadaan dan pengelolaan persediaan kantor
• Pemeliharaan peralatan kantor

10. Pengelolaan Layanan Pelanggan

• Konsep layanan pelanggan
• Membangun hubungan pelanggan yang baik
• Menangani keluhan pelanggan

11. Pengelolaan Konflik dan Stres

• Identifikasi dan penanganan konflik di tempat kerja
• Strategi mengatasi stres dalam pekerjaan
• Membangun lingkungan kerja yang harmonis

12. Evaluasi dan Pengembangan Diri 13. Pengenalan Teknologi Informasi dalam Administrasi Kantor 14. Standard Operating Procedure (SOP) Kegiatan Kantor TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir